Organisation du Souks

Le Festival crée un espace intitulé « SOUKS », dans lequel le Locataire reçoit la possibilité de monter un stand, afin d’y vendre ses biens. Le locataire peut être un particulier mais également une association. 

Ainsi qu’un espace « Namasté – Bien-être » où le locataire reçoit la possibilité d’y faire découvrir une pratique pour le mieux-être des personnes et y vendre des services.

La mise à disposition de cet emplacement couvre les services suivant :

• un éclairage général sous forme de guirlandes lumineuses
• une décoration d’ensemble du lieu
• une alimentation électrique par stand, avec une puissance indiquée dans le contrat
• vos pass personnels
• un staff Soul of Souk en permanence sur le terrain, qui vous accompagne
• des services de sécurité, pompiers, police, secours sur le terrain prêt à intervenir au besoin pendant la durée du festival (NB : l’organisation ne dispose pas de service médical pendant le montage. Par contre, pendant le festival un service Croix Rouge est accessible sur le site)
• des équipes d’infrastructures (ex. électriciens) sur le terrain prêtes à intervenir en cas de besoin
• un accès au site dès le jeudi précédent le festival pour effectuer le montage et jusqu’au lundi, jour de fin du festival pour terminer votre démontage

Mise à disposition de l'emplacement

Le Locataire doit amener tout le matériel nécessaire pour le montage de son stand (tente, tables, poids pour stabiliser le stand, chaises, décorations, spots d'éclairage, rallonges (dérouleur d’au moins 30 m), outillage, échelle, etc.).

Le stand doit respecter les dimensions spécifiées dans le contrat, en largeur comme en longueur.

Le stand, ou toute décoration y attachée, ne doit pas dépasser une hauteur de 4 mètres, sauf demande et accord spécifique.

L'Organisateur met à disposition du Locataire une alimentation électrique. Le Locataire n’est pas autorisé à toucher à l’appareillage électrique. Le raccord à l’alimentation électrique se fera uniquement avec un responsable de terrain de l’équipe Soul of Souk, qui procédera à l’identification de votre fiche électrique afin de pouvoir assurer des interventions les plus efficaces possible. 

Le matériel électrique utilisé doit être agrée, adapté et en bon état de fonctionnement. Des vérifications seront faites pendant le montage des stands par les électriciens du Festival. Tout matériel non-conforme devra être réparé ou changé selon.

La consommation électrique du stand ne devra pas dépasser la puissance spécifiée dans la convention, sous peine d’amende. Il est vivement conseillé de se munir de colsons, afin d’attacher vos prises et multiprises en hauteur.

Les emplacements des stands sont déterminés par le Festival avant le montage.

Consignes pour votre stand

Sachez que le festival demande une attention toute particulière à la décoration de votre stand. Les simples tentes blanches non décorées ne sont pas favorisées.

Pour la sécurité, le stand et sa déco doivent privilégier les matériaux non (ou difficilement) inflammable tels que le bois, tissus ignifuges, tôle ondulée, bambous. 

Pour l’esthétique, il est demandé de veiller à éviter ou dissimuler tout matériel trop ouvertement high-tech, telle que structures aluminium ....

Ne sont pas autorisés :

• Les stands gonflables
• Les objets gonflables
• Les stands en toiles de Nylon et/ou en plastic inflammable

Il est très important de prévoir la possibilité du mauvais temps (on est en Belgique...), vous êtes à l’extérieur. La tente doit protéger le contenu du stand de la pluie toujours possible. Le vent peut soulever et retourner complètement une tente.

Il faut une tente solide, et prévoir d’en lester les pieds. Prévoyez de fermer votre tente pour les fermetures et la nuit.

Le stand doit absolument avoir un éclairage à l’intérieur (sinon il devient une tache sombre à la nuit tombée)

• Les enseignes lumineuses ne sont pas admises.
• Il peut y avoir un système de projection d’images à l’intérieur du stand, mais les écrans en extérieur ne sont pas autorisés.

Pour toute autre caractéristique particulière du stand, et de sa décoration, le Locataire doit faire une proposition et obtenir l’accord du Festival.

Consignes de Securité

Pompiers

La sécurité des biens et des personnes justifie un contrôle strict de la part des pompiers.

À l’intérieur et alentours des stands artisans, la production de flamme vive (bougie, engins de cuisson à gaz, etc) est totalement proscrite pendant le festival et pendant les périodes de montage. 

Tabac

L’organisation demande aux commerçants de veiller à la propreté des lieux et aussi qu’aucuns mégots de cigarettes ne se trouvent dans le lieu occupé par le commerçant 

L’Organisateur distribuera des cendriers portatifs pour aider à la propreté des lieux.  

Etat des lieux + caution de 150€

Un état de lieu d’entrée sera réalisé avant l’arrivée du Locataire, des photos du lieux seront prises par l’Organisation.

Un deuxième état des lieux sera réalisé après le démontage du stand dans la nuit du dimanche au lundi. A nouveau l’Organisation procédera à réaliser des photos des lieux. Toute dégradation constatée verra la non-restitution en tout ou une partie de la caution.

Pour tout non-respect du présent règlement intérieur, les infractions seront également déduites de votre caution (e.g. non–respect de votre emplacement, utilisation d’enseignes lumineuse etc , ….)

Quelques exemples d’infraction :

1. Détériorer l’emplacement, les arbres et les racines autour de celui-ci ou lors du trajet vers votre emplacement. 
2. Laisser son emplacement au démontage non rangé 
3. Laisser des poubelles ou déchets après votre départ 
4. Manquer de respect envers le personnel qui travaille lors du festival. 

Vous avez 15 jours pour faire appel de toute décision de sanction par lettre motivée et recommandée auprès de Zig Zag asbl, 77 Avenue Monplaisir, 1030 Schaerbeek.

Si vous êtes sélectionnés, vous recevrez en temps voulu toutes les informations concernant le timing montage et toutes les informations utiles. Il vous est demandé de lire ces documents attentivement. Toutes les réponses s’y trouveront. Nous ne répondrons plus d’office à certaines questions, car nous estimons que chacun doit se responsabiliser. Nous vous remercions d’avance.