Dit huishoudelijk reglement specificeert de voorwaarden van de samenwerking tussen de Organisator en de Huurders om deel te nemen aan Couleur Café Festival. Het beantwoordt de meeste van uw vragen over de organisatie. U bent verantwoordelijk voor het lezen en begrijpen ervan. Het maakt integraal deel uit van het huurcontract en het selectiedossier en moet dus voor akkoord aangegeven worden tijdens de inschrijvingsprocedure. Elke niet-naleving van dit reglement kan leiden tot sancties of tot onmiddellijke uitsluiting van het festival.

Het Festival benoemt Soul of Souk, vertegenwoordigd door Delphine Bourlier, en Anne-Sophie Melis als gesprekspartners voor het managen van handelaren (restaurants en ambachtslieden) op het festival Couleur Café 2024. 

Organisatie van de Souks

Het Festival creëert een ruimte genaamd "SOUKS", waarin de Huurder de mogelijkheid krijgt om een ​​stand op te zetten, om daar zijn goederen te verkopen of een ​​dienst aan te bieden voor het welzijn van mensen. De huurder kan een particulier of een vereniging zijn. 

De huur van deze locatie omvat de volgende diensten:

• algemene verlichting in de vorm van lichtslingers
• een algehele versiering van de plaats
• één elektische voeding per stand, met een in het contract aangegeven vermogen
• uw persoonlijke toegangspasjes
• een Soul of Souk-staf permanentie ter plekke, die u zoveel mogelijk bijstaat en helpt
• veiligheidsdiensten, brandweer, politie, reddingsdiensten die klaarstaan om in te grijpen indien nodig tijdens  het festival (NB: de organisatie heeft geen medische dienst tijdens de montage. Tijdens het festival daarentegen is er een dienst van het Rode Kruis beschikbaar op de site)
• infrastructuurteams (bv. elektriciens) ter plaatse klaar om in te grijpen indien nodig
• toegang tot het terrein vanaf de donderdag voor het festival om de montage uit te voeren en tot maandag, de dag na het festival om je afbouw te voltooien

De locatie

De Huurder dient al het materiaal mee te nemen dat nodig is voor de opbouw van zijn stand (tent, tafels, gewichten om de stand te stabiliseren, stoelen, decoraties, schijnwerpers, verlengsnoeren (afwikkelaar van min. 30 m), gereedschap, ladder, enz.).

De stand moet de in het contract gespecificeerde afmetingen respecteren, zowel in de breedte als in de lengte.

De stand, of enige daaraan bevestigde decoratie, mag niet hoger zijn dan 4 meter, tenzij uitdrukkelijk gevraagd en overeengekomen.

De Organisator voorziet de Huurder van stroom. Het is de huurder niet toegestaan ​​de elektrische apparatuur aan te raken. De aansluiting op de stroomvoorziening gebeurt alleen met een fieldmanager van het Soul of Souk-team, die uw elektrische stekker identificeert om de meest effectieve interventies mogelijk te maken.

De gebruikte elektrische apparatuur moet goedgekeurd worden en in goede staat verkeren. De elektriciens van het Festival zullen de controles uitvoeren tijdens de montage van de stands. Al het niet-conforme materiaal moet worden gerepareerd of gewijzigd.

Het stroomverbruik van de stand mag op straffe van een boete niet hoger zijn dan het in de overeenkomst vermelde vermogen. Het is sterk aan te raden om colsons mee te nemen, om je stopcontacten en stekkerdozen op hoogte te bevestigen.

Exacte standlocaties worden door het Festival voor opbouw bepaald.

Instructies voor uw stand

Weet dat het festival speciale aandacht vraagt ​​voor de aankleding van uw stand. Effen witte onversierde tenten proberen we te vermijden.

Voor de veiligheid moeten de stand en de aankleding de voorkeur geven aan niet-brandbare (of moeilijk) brandbare materialen zoals hard hout, brandvertragende stoffen, golfplaten, bamboe.

Voor esthetiek moet ervoor worden gezorgd dat materiaal dat te openlijk hightech is, zoals aluminiumconstructies, wordt vermeden of verborgen....

Zijn niet toegestaan:

• Opblaasbare stands
• Opblaasbare objecten
• Statieven gemaakt van nylon canvas en/of brandbaar plastic

Het is erg belangrijk om de mogelijkheid van slecht weer te voorzien (we zijn in België...), je bent buiten. De tent moet de inhoud van de stand altijd tegen de regen beschermen. De wind kan een tent optillen en volledig omverwerpen.

Je hebt een stevige tent nodig en bent van plan om de voeten te verzwaren. Plan om uw tent te sluiten voor sluitingen en 's nachts.

De stand moet absoluut binnenverlichting hebben (anders wordt het een donkere plek in het donker)

• Verlichte borden zijn niet toegestaan.
• In de stand mag een beeldprojectiesysteem aanwezig zijn, maar buitenschermen zijn niet toegestaan.

Voor elk ander bijzonder kenmerk van de stand en de decoratie ervan, moet de Huurder een voorstel doen en de toestemming van het Festival verkrijgen.

Veiligheidsinsctructies

Brandveilgheid

De veiligheid van goederen en personen rechtvaardigt een strikte controle door brandweerlieden.

Binnen en rond de standen van de ambachtslieden is het maken van open vuur (kaarsen, kooktoestellen op gas, enz.) tijdens het festival en tijdens de montageperiodes totaal verboden.

Tabak

De organisatie vraagt ​​handelaren om ervoor te zorgen dat de stand schoon is en dat er geen sigarettenpeuken worden aangetroffen in de ruimte waar de handelaar zich bevindt. De organisator zal draagbare asbakken uitdelen om de stand schoon te houden.

Inventaris + borg van €150

Een inventarisatie van uw standplaats zal worden uitgevoerd voor de aankomst van de Huurder, foto's van de plaats zullen door de Organisatie worden gemaakt.

Een tweede inventarisatie zal plaatsvinden na de afbouw van de stand in de nacht van zondag op maandag. Wederom zal de organisatie overgaan tot het maken van foto's van het pand. Elke geconstateerde verslechtering leidt tot niet-restitutie van de gehele of een deel van de aanbetaling.

Bij elke niet-naleving van dit reglement worden de overtredingen eveneens in mindering gebracht op uw borg (vb. niet-naleving van uw staanplaats, gebruik van lichtreclames, enz., enz.)

Enkele voorbeelden van overtredingen:

1. Beschadig het veld, bomen en wortels eromheen of op weg naar je veld.

2. Laat de locatie bij demontage slordig achter

3. Laat afval of afval achter nadat u bent vertrokken

4. Geen respect hebben voor personeel dat op het festival werkt.

U heeft 15 dagen de tijd om beroep aan te tekenen tegen elke sanctiebeslissing door middel van een met redenen omklede en aangetekende brief gericht aan Zig Zag vzw, Monplaisirlaan 77, 1030 Schaerbeek.

Als je wordt geselecteerd, ontvang je tijdig alle informatie over de timing van de montage en alle nuttige informatie. U wordt verzocht deze documenten aandachtig te lezen. Alle antwoorden zullen er zijn. Bepaalde vragen zullen we niet meer automatisch beantwoorden, omdat we vinden dat iedereen zijn verantwoordelijkheid moet nemen. Wij danken u bij voorbaat.